Items classifications in purchasing for order process efficiency and a basis for automation: Case: Teleste Oyj

This thesis is made as a project for Teleste Oyj, an information technology manufacturer that resides in Turku, Finland. The purpose of this thesis is to study the procurement process of a case company, Teleste and find ways that both the inventory levels and purchasing efficiency could be improved The theoretical framework presents a view into the theoretical models of modern purchasing and inventory management principles that are used to create models for inventory management. How are key figures calculated in inventory and item classification methods are introduced. Automating business processes and the risks, requirements and benefits of automation finalize the theory framework. The empirical research is an implementation of an XYZ-analysis extension for Telestes current ABC -analysis. In this research a years’ worth of inventory requirements from six selected suppliers are analyzed to create an ABC-XYZ matrix that is refined to a set of inventory management rules. Based on the ABC-XYZ analysis results and basing on the created matrix of rules, a proposal for an automated process with system suggestions is presented in the final empirical chapter of the thesis. The automation system bases on the idea that low value items that have low amount of fluctuation in their production demand can be automated to reduce the purchasing workforces amount of tedious number work. The thesis concludes on the idea that Teleste has the capabilities to implement an automated system basing on their current system capability, but it requires building new processes and purchasing or building a new supplier system to fulfill the proposed workflow. The ABC-XYZ matrix, ABCD-123- matrix for Teleste, can be implemented as such as a tool for sourcing and purchasing teams to improve control of resources and understanding the nature of different item demand

Projektiyrityksen tietojärjestelmien tarvekartoitus : Case Allstars Engineering

Tässä opinnäytetyössä kerätään tietoa Allstars Engineering Groupin tietojärjestelmien nykytilasta ja luodaan tarvekartoitus yrityksessä vaatimuksista ja tarpeista uudelle järjestelmälle. Tarvekartoituksen tarkoituksena oli helpottaa yrityksen järjestelmähankinnan valintaa tarkentamalla tarpeita eri osastojen järjestelmien kehittämiseen. Järjestelmän lopullisen muodon pitäisi auttaa yrityksen tiedolla johtamisessa kansainvälisessä kasvussa. Työ aloitettiin käymällä läpi mikä on tulevan järjestelmän perusidea ja mihin Allstars Engineeringin johto tuntee tarvitsevansa uusia järjestelmiä. Sitä seurasi nykytilankartoitus nykyisistä järjestelmistä ja toimintatavoista, jotta saadaan kuva kehitystarpeista. Kartoituksen jälkeen suoritettiin haastattelut 11 yrityksen järjestelmien avainkäyttäjille heidän käytännön vaatimuksistaan, tarpeistaan ja toivomuksistaan siitä, miten nykyjärjestelmiä voitaisiin kehittää tai mitä uuden järjestelmän pitäisi sisältää. Työn lopputuloksena hahmoteltiin yrityksen avaintarpeet järjestelmälle liiketoiminallisesta näkökulmasta, sekä käyttäjänäkökulmasta. Myös järjestelmän rakennetta hahmoteltiin hierarkian ymmärtämiseksi. Tulokset sisältävät ajatuksia tulevaisuuden kehityksestä ja miten hahmoteltuihin tarpeisiin pystytään vastaamaan, mitkä ovat jatkotoimenpiteet ja suositukset järjestelmälle.The purpose of this bachelor’s thesis is to gather information from Allstars Engineering’s current state of information systems and how they are used to create a mapping of needs and requirements for a new system. The purpose of the need mapping is to make the acquirement of a new information system an easier process by clarifying the exact needs of the company. The thesis was started by meeting with the management of Allstars Engineering and clarify the basic idea they have for the future system and what it would be used for. This was followed by a mapping the current state of the company’s information systems and working procedures to get a picture of the needs of development. Also 11 of the company’s key users were interviewed in terms of their image of the practical requirements, needs and desires for a future system or how the current systems could be developed. For the results of the thesis, the information gained of the interviews were refined to present the key requirements the company has for a new information system from business and user points of view. The basic structure of the future system was also outlined, to create an image of the system hierarchy. The results contain ideas for future development and how the charted needs can be reached, what are the next steps in this process and some suggestions for the system